Мой кампус

Цифровизация - в деле

Цифровизация - в деле

12.03.2024
 281
Автор фото:  Евгений Федосков

В ноябре прошлого года в ЛЭТИ была запущена система электронного документооборота Directum RX. Это означает, что все внутренние приказы, распоряжения и служебные записки теперь не нужно распечатывать и лично нести в конкретное подразделение. Это должно помочь нашему многотысячному коллективу сократить бюрократические метания, сэкономить рабочее время и сохранить нервы. Организаторы и пользователи рассказывают, как работает система спустя четыре месяца с начала запуска.


С чего начать?

Доступ в систему DirectumRX имеют все сотрудники университета. Необходимо использовать логин и пароль от личного кабинета сотрудника. Если вы не помните или не знаете свои данные для входа, можете восстановить их, перейдя по адресу lk.etu.ru и нажав на кнопку «Восстановить пароль». Новый пароль в DirectumRX заработает на следующий день. По вопросам доступа к системе можно обращаться к Д.М. Семёнову по корпоративной почте dmsemenov@etu.ru.

Как это работает?

Инициатор создаёт в своём личном кабинете карточку документа, например, приказа о проведении мероприятий, приуроченных к Международному женскому дню. Далее подгружает текст составленного документа – Word-файл, рассылает лицам, которые должны по регламенту согласовать текст (они, в свою очередь, получают оповещения от системы). В ответ приходят либо подтверждение согласования, либо комментарии о необходимости внесения конкретных правок: доработать, исправить, устранить. Подписанным считается документ, если все участники процесса поставили галочку «Согласовано» – это электронные подписи сотрудников. После этого готовый приказ распечатывается секретарём ректора и отправляется на единственную «живую» подпись – ректору университета. Далее регистрируется канцелярией ЛЭТИ и через систему DirectumRX приходит в личные кабинеты сотрудников, которые должны с ним ознакомиться.


Дмитрий Михайлович СЕМЁНОВ, ведущий специалист ОИС, УИТ, руководитель проекта Directum RX:

– В ЛЭТИ уже было несколько попыток ввести цифровой документооборот, однако и системы оказались не подходящими для нашего университета, и процесс внедрения был неудачным. Сейчас выбран оптимальный, на мой взгляд, вариант. У этой системы – понятный интерфейс, она базируется на используемой в вузе операционной системе семейства Linux, есть широкий инструментарий по работе с внешними системами, её можно доработать своими силами, и главное – она российская, что соответствует условиям импортозамещения. Поработали на ней в режиме тестирования в течение трёх месяцев, остались довольны и приобрели полную версию. Спустя четыре месяца с момента запуска системой активно пользуется 70-100 сотрудников ЛЭТИ. Это те лица, которые участвуют в процессах инициирования и подписания приказов. Пока самые активные подразделения – это бухгалтерия, канцелярия, отдел кадров, УИТ, управление закупочной деятельностью, ректорат. Их отклики о работе системы мы собираем и внедряем необходимые функции.

Стоит отметить, что у нас нет задачи привлечь к использованию системы весь коллектив, мы хотим перевести как можно больше бумажных процессов согласования в электронный вид. Для большинства сотрудников она пока нужна для ознакомления с уже принятыми приказами. Мы также сталкиваемся с сопротивлением сотрудников: кто-то не хочет перестраивать работу, у кого-то невысокий уровень владения ПК. Чтобы минимизировать такое отношение, проводим среди руководителей подразделений и заведующих кафедрами обучающие семинары в рамках повышения квалификации. Сейчас работаем над внедрением модуля, который бы позволил руководителям подразделений формировать списки на представление стимулирующих выплат сотрудникам. В ближайшее время запустим модуль «Служебные записки», которые также можно будет согласовать в электронном виде. Но как альтернативу, думаю, оставим возможность сотрудникам с консервативными взглядами на документооборот собирать подписи вручную, на бумаге.


Главный бухгалтер приняла решение – ставить все рабочие задачи своим сотрудникам через Directum RX. Прозрачен процесс прохождения задачи: можно отследить сроки и все этапы выполнения. Есть виджеты, которые показывают, насколько хорошо поставлена исполнительская дисциплина в отделе: виден процент выполненных задач. Документы хранятся организованно, и каждый файл имеет определённый список лиц для доступа.



Светлана Яковлевна КОВАЛЕВИЧ, главный бухгалтер:

– Как и со всем новым, что появляется в нашей жизни, с использованием электронной системы документооборота также возникают сложности. Но можно всегда обратиться за помощью в техподдержку. Интерфейс системы достаточно прост, и действия, которые выполняются с его помощью, запоминаются очень быстро. Directum RX введён в эксплуатацию несколько месяцев назад, и за такой короткий период для нас значительно упростилось согласование договоров на закупки товаров, работ, услуг до 100 000 рублей, а также на закупки у единственного поставщика, согласование приказов. Все это позволяет экономить самый ценный ресурс – время! На сегодняшний день мы очень ждём внедрения функции, связанной с обменом электронными документами с контрагентами университета (поставщиками и подрядчиками товаров, работ, услуг).


Юрий ТИХОНОВ, компания «СофтСноу», менеджер по развитию:

– Я представляю компанию-интегратор «СофтСноу» – партнёра Directum. Наша компания помогает ЛЭТИ внедрять систему. Мы работаем с разными вузами России, и могу сказать, что в ЛЭТИ собрана отличная команда компьютерщиков. Но были и трудности: типичная для университетов ситуация, когда один сотрудник занимает сразу несколько должностей в разных подразделениях. Мы решили этот кейс: сделали основные и дополнительные учётные записи и настроили их так, чтобы все задачи приходили на основную учётную запись. По опыту могу сказать, в ЛЭТИ очень грамотно выстроена работа: внедрение по этапам, взаимодействие с ответственными подразделениями, наличие специалиста по настройке и модификации системы. Всё это говорит о хороших перспективах развития проекта.

  Екатерина Петрова